Remettre les cotisations selon le modèle Bicentric

Aperçu

Selon le modèle Bicentric, Wealthsimple recueille les choix de cotisation des membres de votre personnel, mais c'est vous qui traitez la paie et qui fournissez les montants de cotisation. Vous téléchargerez un fichier des choix de cotisation depuis votre tableau de bord Wealthsimple, vous vous en servirez pour traiter la paie dans votre propre système, puis vous téléverserez un fichier final des cotisations dans Wealthsimple. Ce processus n'est pas automatisé : vous devrez suivre ces étapes à chaque cycle de paie.

Traiter un cycle de paie planifié

1. Connectez-vous à Wealthsimple sur un ordinateur.
2. Sélectionnez le menu Profil dans le coin inférieur gauche.
3. Sélectionnez le nom de votre entreprise pour accéder à votre tableau de bord employeur.
4. Sélectionnez l'onglet Paie.
5. Sélectionnez la période de paie que vous voulez finaliser.
6. À l'étape 1, téléchargez le fichier des choix de cotisation.
7. Utilisez les renseignements du fichier des choix de cotisation pour traiter la paie. Servez-vous de la colonne « last_updated_at » pour repérer les membres du régime [TRADUCTION REQUISE: plan members] qui se sont nouvellement inscrits au régime ou qui ont modifié leurs choix de cotisation depuis le dernier cycle de paie.
8. À l'étape 2, téléchargez le modèle de fichier de remise des cotisations.
9. Ouvrez le fichier téléchargé, inscrivez-y les montants de cotisation calculés à partir de la paie, puis enregistrez-le. Seules les cellules contenant une valeur de 0 $ dans le modèle peuvent accepter des cotisations ; les cellules vides indiquent qu'aucun montant de cotisation ne peut être traité pour ce membre du personnel et ce type de compte. Un membre du personnel doit avoir un compte entièrement ouvert avant de pouvoir recevoir des cotisations.
10. Retournez à l'onglet Paie, puis glissez-déposez ou téléversez votre fichier final enregistré.
11. Sélectionnez Vérifier la paie pour examiner le résumé des données téléversées.
12. Sélectionnez Finaliser la paie pour permettre le traitement à la date prévue.

Traiter une paie ponctuelle

Utilisez une paie ponctuelle pour les montants qui ne font pas partie de votre calendrier de paie habituel, comme des primes, des ajustements en bloc à la suite d'augmentations de salaire ou d'autres corrections.

1. Connectez-vous à Wealthsimple sur un ordinateur.
2. Sélectionnez le menu Profil dans le coin inférieur gauche.
3. Sélectionnez le nom de votre entreprise pour accéder à votre tableau de bord employeur.
4. Sélectionnez l'onglet Paie.
5. Sélectionnez Créer une paie ponctuelle.
6. Sélectionnez la date de paie. Il s'agit de la date à laquelle les cotisations seront déposées dans les comptes des membres de votre personnel.
7. Confirmez que le Format de cotisation est réglé à Aucune cotisation par défaut.
8. Sélectionnez Créer la paie.
9. Dans la section Étape 2 - Téléverser la paie finale, sélectionnez Télécharger le modèle.
10. Ouvrez le fichier téléchargé, inscrivez-y les montants de cotisation calculés à partir de la paie, puis enregistrez-le. Seules les cellules contenant une valeur de 0 $ dans le modèle peuvent accepter des cotisations ; les cellules vides indiquent qu'aucun montant de cotisation ne peut être traité pour ce membre du personnel et ce type de compte. Un membre du personnel doit avoir un compte entièrement ouvert avant de pouvoir recevoir des cotisations.
11. Retournez à l'onglet Paie, puis glissez-déposez ou téléversez votre fichier final enregistré.
12. Sélectionnez Vérifier la paie pour examiner le résumé des données téléversées.
13. Sélectionnez Finaliser la paie pour permettre le traitement à la date sélectionnée.

Ajuster les cotisations

Vous pouvez ajuster une cotisation de différentes façons, selon l'état de la paie.

Si la paie peut encore être modifiée

Vous pouvez modifier une paie finalisée jusqu'à la date de paie. Pour apporter des modifications :

1. Connectez-vous à Wealthsimple sur un ordinateur.
2. Sélectionnez le menu Profil dans le coin inférieur gauche.
3. Sélectionnez le nom de votre entreprise pour accéder à votre tableau de bord employeur.
4. Sélectionnez l'onglet Paie.
5. Sélectionnez la période de paie que vous voulez modifier.
6. Sélectionnez Télécharger la paie complète pour télécharger le fichier de remise des cotisations actuel si vous voulez l'utiliser comme point de départ.
7. Sélectionnez Modifier pour rouvrir le cycle de paie.
8. Mettez à jour votre fichier de remise des cotisations avec les montants corrigés, puis enregistrez-le. Si vous avez besoin d'un nouveau modèle, suivez les étapes pour télécharger le modèle de fichier de remise des cotisations dans Traiter un cycle de paie planifié.
9. À l'étape 2, glissez-déposez ou téléversez votre fichier corrigé.
10. Sélectionnez Vérifier la paie pour examiner le résumé des données téléversées.
11. Sélectionnez Finaliser la paie pour soumettre de nouveau la paie avant la date de paie.

Si la paie ne peut plus être modifiée

• Si des cotisations manquent : Rendez-vous à la section Traiter une paie ponctuelle pour saisir les montants manquants.
• Si des cotisations ont été versées en trop et que le membre du régime doit être inclus dans les prochains cycles de paie :
  • Réduisez le montant du membre du régime dans votre prochaine remise de cotisations planifiée du montant versé en trop, afin que le total des cotisations à ce jour corresponde aux retenues sur la paie.
  • Si le montant versé en trop est supérieur à sa prochaine cotisation, répartissez la réduction sur les cycles de paie suivants jusqu'à ce que le montant total soit récupéré. Le membre du régime aura reçu certaines cotisations à l'avance, mais vous n'aurez pas à soumettre de contre-passation.
  • Par exemple, si vous avez versé 100 $ de trop et que la prochaine cotisation du membre du régime est de 60 $, inscrivez 0 $ pour ce cycle de paie et 40 $ de moins pour le suivant.
• Si des cotisations ont été versées en trop et que le membre du régime ne doit pas être inclus dans le prochain cycle de paie (par exemple, un membre du régime dont l'emploi a pris fin) : Rendez-vous à la section Contre-passer une cotisation d'un employé.

Contre-passer une cotisation

Si une cotisation doit être contre-passée après avoir été déposée dans le compte d'un membre du personnel, vous pouvez en faire la demande auprès de notre équipe de soutien ou de votre gestionnaire du soutien à la clientèle attitré. À titre de promoteur de régime, vous devrez signer une lettre d'indemnité et l'envoyer avec votre demande. Pour obtenir le modèle et connaître toutes les étapes, consultez Contre-passer une cotisation d'un employé. Ce processus est le même pour tous les modèles de paie.